Legal

Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen.

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Website, bei der Kontaktaufnahme mit EveLin, bei der Nutzung eines Organizer-Kontos sowie im Rahmen von Veranstaltungen verarbeitet werden, bei denen EveLin eingesetzt wird.

EveLin ist ein digitales Networking-System für Veranstaltungen. Organizer können Events anlegen und Teilnehmer zur Nutzung von EveLin einladen. Teilnehmer können über einen QR-Code ein Profil erstellen, Angaben zu ihren Networking-Bedürfnissen und Angeboten machen und darauf basierende Match-Vorschläge erhalten.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Auch pseudonyme Kennungen, Eventzuordnungen, Matchingprofile und Kombinationen aus beruflichen Angaben können personenbezogene Daten sein. Pseudonymisierte Daten sind daher nicht automatisch anonym.

2. Verantwortliche Stellen und Rollenverteilung

Gemeinsam verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebenen eigenen Verarbeitungen von EveLin sind:

Paul Martinez Lukasstraße 12A 50823 Köln

Maurice Guss Friesenwall 19 50672 Köln

Leonie Göbl Merheimer Str. 47 50733 Köln

Kontakt: info@evelin-ai.com

EveLin nimmt abhängig von der jeweiligen Verarbeitung unterschiedliche datenschutzrechtliche Rollen ein.

Für den Betrieb der Website, Interessenten- und Waitlist-Daten, Organizer-Konten, Support, Systemsicherheit und ausdrücklich bezeichnete eigene Analyse- und Produktverbesserungszwecke ist EveLin selbst datenschutzrechtlich verantwortlich.

Bei der Nutzung von EveLin im Rahmen eines konkreten Events entscheidet grundsätzlich der jeweilige Organizer über den Zweck des Events, den Einsatz von EveLin und die Nutzung der Eventdaten. Der Organizer ist für diese eventbezogene Verarbeitung regelmäßig Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. EveLin verarbeitet die Daten für den Event-Kernservice grundsätzlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Organizers.

Der jeweilige Organizer ist insbesondere dafür verantwortlich, die Teilnehmer über seine Identität, die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Veranstaltung sowie gegebenenfalls besondere Eventbedingungen zu informieren. Angaben zum verantwortlichen Organizer erhalten Teilnehmer im Rahmen der Eventeinladung, auf der Eventseite oder direkt beim Organizer.

Soweit EveLin eventbezogene Daten für ausdrücklich beschriebene eigene Zwecke verarbeitet, insbesondere zur Systemsicherheit, Qualitätssicherung, internen Analyse oder Produktverbesserung, ist EveLin für diese Verarbeitung selbst verantwortlich. Sollte in einem Einzelfall eine gemeinsame Verantwortlichkeit zwischen Organizer und EveLin bestehen, wird darüber gesondert informiert.

3. Besuch der Website und technische Zugriffsdaten

Beim Aufruf unserer Website und Webanwendungen können insbesondere folgende technische Daten verarbeitet werden:

Diese Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung der Website, der Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit, der Missbrauchserkennung und der Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen bestehen im sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betrieb unserer Website und Systeme.

4. Lokale Speicherungen, Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Webanwendungen können technisch erforderliche Informationen im Browser speichern, beispielsweise Session- oder Zugangstoken, Spracheinstellungen, Eventcodes und Informationen zum Fortsetzen einer begonnenen Teilnehmer-Session.

Solche Speicherungen dienen der Bereitstellung ausdrücklich gewünschter Funktionen, der Authentifizierung und der Systemsicherheit.

Soweit nicht erforderliche Cookies, Analyse- oder Marketingtechnologien eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach Maßgabe der hierfür geltenden rechtlichen Anforderungen und, soweit erforderlich, nach vorheriger Einwilligung.

5. Kontaktaufnahme, Waitlist und Interessentenverwaltung

Wenn Sie sich für die Waitlist anmelden, mit uns Kontakt aufnehmen oder sich für EveLin interessieren, können wir insbesondere folgende Daten verarbeiten:

Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer Anfrage, der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, der Aufnahme in die Waitlist und der Kommunikation über EveLin.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Vertragsanbahnung dient. Soweit wir eine gesonderte Einwilligung einholen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage. Für die strukturierte Bearbeitung von Geschäftsanfragen und die Dokumentation der Kommunikation kann die Verarbeitung außerdem auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Werbliche elektronische Nachrichten versenden wir nur, soweit hierfür eine entsprechende Einwilligung oder eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht.

6. Organizer-Konten und Eventverwaltung

Wenn ein Organizer ein EveLin-Konto registriert oder nutzt, können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Die Verarbeitung dient der Kontoerstellung, Authentifizierung, Bereitstellung und Verwaltung der Plattform, Eventdurchführung, Vertragserfüllung, Kommunikation, Fehlerbehebung und Systemsicherheit.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Begründung oder Durchführung des Nutzungs- oder Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Sicherheits- und Missbrauchsschutzmaßnahmen können auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Gesetzlich erforderliche Aufbewahrungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

7. Erstellung und Aufruf eines Events

Organizer können in EveLin Events anlegen und insbesondere folgende Informationen hinterlegen:

Beim Scan eines QR-Codes werden der Eventcode und die zugehörigen öffentlichen Eventinformationen verarbeitet. Zusätzlich können die in Abschnitt 3 beschriebenen technischen Zugriffsdaten anfallen.

8. Teilnehmerprofile

Teilnehmer können freiwillig ein eventbezogenes Profil erstellen. Abhängig von der Konfiguration des jeweiligen Events können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Die Daten werden verwendet, um die Teilnahme am jeweiligen Event zu ermöglichen, das Teilnehmerprofil bereitzustellen, Match-Vorschläge zu erstellen, Matchpartner anzuzeigen, Feedback zu erfassen und dem Organizer eventbezogene Auswertungen bereitzustellen.

Die Profildaten können dem für das Event verantwortlichen Organizer und, im für die jeweilige Funktion vorgesehenen Umfang, den zugeordneten Matchpartnern angezeigt werden.

Die Teilnahme an EveLin ist freiwillig. Die Rechtsgrundlage für die eventbezogene Verarbeitung wird vom jeweiligen Organizer festgelegt. Soweit im Teilnehmerprozess eine Einwilligung eingeholt wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

9. KI-gestütztes Matching

Zur Erstellung von Match-Vorschlägen verarbeitet EveLin inhaltliche Profilangaben und nutzt dabei algorithmische Systeme und KI-Dienste.

Die derzeitige Matching-Verarbeitung kann insbesondere folgende Angaben umfassen:

Die vollständige E-Mail-Adresse und das Profilfoto sind nicht Bestandteil der aktuellen Matching-Payload. Die Verarbeitung erfolgt unter Verwendung pseudonymer Teilnehmerkennungen. Da eine Zuordnung innerhalb des EveLin-Systems weiterhin möglich sein kann, handelt es sich dabei nicht um anonyme Daten.

Ziel der Verarbeitung ist es, relevante Gesprächspartner vorzuschlagen, die Auswahl möglicher Matches zu unterstützen und Matchbegründungen sowie Gesprächseinstiege zu erzeugen.

Die Match-Vorschläge haben Empfehlungscharakter. Sie entfalten keine rechtliche Wirkung und beeinträchtigen Teilnehmer nicht in vergleichbar erheblicher Weise. Es findet daher nach dem derzeitigen Produktstand keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

10. LINKsights, Reports und Organizer-Auswertungen

Nach einem Event kann EveLin für den Organizer Reports und LINKsights-Auswertungen erstellen.

Hierfür können insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:

Namen, vollständige E-Mail-Adressen und Profilfotos werden nicht an den für die Erstellung von LINKsights verwendeten KI-Dienst übermittelt.

Die verwendeten Angaben sind dennoch nicht automatisch anonym. Insbesondere Eventbezug, pseudonyme Kennungen, Freitexte und Kombinationen beruflicher Angaben können eine indirekte Zuordnung ermöglichen. Sie werden daher weiterhin als personenbezogene Daten behandelt.

Autorisierte Nutzer des jeweiligen Organizers können abhängig von ihren Berechtigungen auf Eventdaten, Teilnehmerprofile, Matches, Feedback, Reports und CSV-Exporte zugreifen.

Autorisierte EveLin-Administratoren können auf Event- und Reportdaten zugreifen, soweit dies für Betrieb, Support, Fehlerbehebung, Sicherheit, Qualitätssicherung oder die in Abschnitt 11 beschriebene eigene Analyse erforderlich ist.

11. Qualitätssicherung, interne Analyse und Produktverbesserung

EveLin kann pseudonymisierte Event-, Matching-, Feedback- und Reportdaten zur Qualitätssicherung, Fehleranalyse, Bewertung der Matchingqualität, Verbesserung bestehender Funktionen und Weiterentwicklung des Produkts verarbeiten.

Hierbei können insbesondere folgende Zwecke verfolgt werden:

Rechtsgrundlage für diese eigenen Verarbeitungen von EveLin ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen bestehen in der Verbesserung der Qualität, Sicherheit, Zuverlässigkeit und Wirtschaftlichkeit unseres Produkts.

Bei der Interessenabwägung berücksichtigen wir insbesondere, dass die Daten ursprünglich im Rahmen einer freiwilligen Eventteilnahme bereitgestellt werden, Produktverbesserungen auch den Organizers und Teilnehmern zugutekommen und für KI-gestützte LINKsights keine Namen, vollständigen E-Mail-Adressen oder Profilfotos übermittelt werden.

Soweit es für den jeweiligen Analysezweck nicht erforderlich ist, werden direkte Identifikatoren nicht in die Analyse einbezogen. Zugriffe werden auf autorisierte Personen beschränkt. Pseudonymisierte Daten bleiben jedoch personenbezogene Daten.

Betroffene Personen können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Der Widerspruch kann an info@evelin-ai.com gerichtet werden.

Eine kommerzielle Weitergabe oder ein Verkauf personenbezogener Teilnehmerdaten an Dritte findet nicht statt.

12. Optionale Profilfotos

Das Hochladen eines Profilfotos ist freiwillig und erfordert eine gesonderte Einwilligung.

Fotos können den zugeordneten Matchpartnern und, abhängig von der jeweiligen Berechtigung, dem Organizer oder autorisierten EveLin-Administratoren angezeigt werden.

Profilfotos werden nicht für das KI-Matching oder für LINKsights verwendet und nicht in die entsprechenden KI-Payloads aufgenommen.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ein Widerruf kann insbesondere durch Löschen des Fotos oder durch eine Nachricht an den verantwortlichen Organizer beziehungsweise EveLin erklärt werden.

Technische Nachweise der Einwilligung sowie Metadaten zur erfolgten Löschung können länger gespeichert werden als die eigentliche Bilddatei, soweit dies zum Nachweis der Einwilligung, zur Bearbeitung des Widerrufs oder zur Systemsicherheit erforderlich ist.

13. Feedback, Support und Kommunikation

Teilnehmer können Feedback zu Matches oder zum Event abgeben. Dabei können Bewertungen, Freitext, Match-, Teilnehmer- und Eventzuordnungen sowie Zeitstempel verarbeitet werden.

Organizer und Interessenten können außerdem Supportanfragen stellen. Dabei können Kontaktdaten, Betreff, Nachrichten, Anhänge, Bearbeitungsstatus und interne Supportnotizen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient der Bearbeitung des Feedbacks, der Unterstützung von Organizers und Teilnehmern, der Fehlerbehebung und der Verbesserung des Dienstes.

Abhängig vom jeweiligen Zusammenhang beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit Feedback für eigene Produktverbesserungszwecke verwendet wird, gelten zusätzlich die Hinweise in Abschnitt 11.

14. Empfänger, Dienstleister und Drittlandübermittlungen

Zur Bereitstellung von EveLin können insbesondere folgende Kategorien von Empfängern eingesetzt werden:

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden sie entsprechend den Anforderungen des Art. 28 DSGVO eingesetzt.

Einzelne Dienstleister können Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Soweit für ein Empfängerland kein Angemessenheitsbeschluss besteht, erfolgt eine Übermittlung nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln und gegebenenfalls ergänzender Schutzmaßnahmen.

Die konkrete Liste der eingesetzten Dienstleister, deren Standorte, Rollen und Übermittlungsgrundlagen wird im Rahmen unseres Provider- und Vertragsregisters geführt und bei Änderungen dieser Datenschutzerklärung aktualisiert.

Eine Offenlegung kann außerdem erfolgen, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

15. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nicht länger gespeichert, als dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Maßgebliche Kriterien sind insbesondere:

Für eventbezogene Profil-, Match-, Feedback- und LINKsights-Daten besteht derzeit keine allgemeine automatische Löschung 30 Tage nach dem Event. Solche Daten können auch nach dem Event gespeichert werden, solange sie für die Bereitstellung von Reports, die Bearbeitung von Support- oder Rechtsfällen oder die transparent beschriebenen Qualitätssicherungs- und Produktverbesserungszwecke erforderlich sind.

Eventdaten können auf Veranlassung des verantwortlichen Organizers gelöscht werden. Abhängig vom jeweiligen Löschvorgang können einzelne Nachweis-, Sicherheits- oder Pseudonymisierungsdaten zurückbleiben, soweit hierfür ein fortbestehender Zweck oder eine rechtliche Erforderlichkeit besteht.

Für bestimmte Daten bestehen nach dem aktuellen technischen Stand besondere Regeln:

Besteht keine feste Frist, erfolgt die Löschung oder Anonymisierung, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzlichen, vertraglichen oder rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

16. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben gegenüber der jeweils verantwortlichen Stelle insbesondere folgende Rechte:

Für Daten, die im Rahmen eines konkreten Events verarbeitet werden, sollten Anfragen grundsätzlich zuerst an den verantwortlichen Organizer gerichtet werden. EveLin unterstützt den Organizer im Rahmen des Auftragsverhältnisses bei der Bearbeitung der Anfrage.

Für eigene Verarbeitungen von EveLin sowie für allgemeine Datenschutzanfragen können Sie sich an info@evelin-ai.com wenden.

Zur Bearbeitung einer Anfrage können wir zusätzliche Informationen benötigen, um die Identität der anfragenden Person zu prüfen und eine Offenlegung gegenüber unberechtigten Personen zu verhindern.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für unsere eigenen Verarbeitungen ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde erreichbar:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestraße 2–4 40213 Düsseldorf https://www.ldi.nrw.de

17. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbeabsichtigter Offenlegung sowie unbefugtem Zugriff zu schützen.

Hierzu gehören abhängig vom jeweiligen System insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Authentifizierungsverfahren, rollenbasierte Berechtigungen, verschlüsselte Übertragungen, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse sowie technische Maßnahmen zur Trennung unterschiedlicher Organizers und Events.

Trotz sorgfältiger Sicherheitsmaßnahmen kann eine absolute Sicherheit bei der elektronischen Datenübertragung und -speicherung nicht garantiert werden.

18. Externe Links

Unsere Website und EveLin können Links zu externen Websites oder Plattformen enthalten. Wenn Sie einen solchen Link aufrufen, verlassen Sie den Verantwortungsbereich von EveLin.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf externen Websites und Plattformen ist grundsätzlich deren jeweiliger Betreiber verantwortlich.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich unsere Funktionen, Datenverarbeitungen, Dienstleister oder rechtlichen Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung wird auf unserer Website veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen, die Organizer-Konten oder Eventteilnehmer betreffen, können wir zusätzlich über die Anwendung oder auf anderem geeigneten Weg informieren.

Stand: August 2026